LA SOCIETA'-COOPERATIVA SOCIALE MONTEPAOLO

COOPERATIVA SOCIALE MONTEPAOLO

LA SOCIETA'

CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE (CdA)

Il CdA è l'organo decisionale attraverso il quale si concretizzano le strategie della Cooperativa, mediante l'organizzazione e l'allocazione delle sue risorse umane, finanziarie ed immobiliari. Ne sono membri gli amministratori eletti dall'Assemblea dei Soci. Le sue riunioni sono verbalizzate.

· Imposta la politica strategica della Cooperativa sia per il business sia per la qualità.

· Imposta i programmi annuali e definisce gli obiettivi strategici a medio periodo.

· Nomina i Responsabili di Settore.

· Valuta e ratifica le decisioni della Direzione.

· Assume e licenzia i dirigenti di alto livello della Cooperativa.

· Nomina il Responsabile Qualità della Cooperativa.

 

PRESIDENTE

Il Presidente è il legale rappresentante della Cooperativa. Ha la responsabilità della Cooperativa e, in quanto tale, risponde delle azioni dello stesso in sede civile e penale, nella misura prevista dalla legislazione vigente. È eletto dal Consiglio d'Amministrazione.

Ha i seguenti compiti:

· Presiede le sedute del Consiglio di Amministrazione.

· Rappresenta la Cooperativa nelle sedi istituzionali e politiche.

· Come responsabile legale della Cooperativa ha la responsabilità per la firma dei contratti e degli acquisti. Può delegare parte dei suoi poteri di firma.

· Firma il bilancio economico.

 

DIREZIONE

La Direzione è la massima autorità operativa della Cooperativa. Attualmente è costituita da Presidente, coordinatore Unità Operativa, referente organizzativo. Ha funzioni di responsabile operativo generale, cui corrisponde la massima responsabilità circa l'andamento della Cooperativa stessa nel conseguimento degli obiettivi individuati.

· Collabora con il Coordinatore nella stesura della programmazione.

· Fornisce i resoconti del programma annuale svolto e propone al C.d.A. gli obiettivi operativi di quello futuro.

· Organizza, dirige e valuta i Responsabili di Settore.

Per le attività inerenti la Qualità, la Direzione svolge, in particolare, le seguenti attività:

· valuta i risultati del "Piano della Qualità della Cooperativa";

·  elabora il "Piano della Qualità della Cooperativa" per il periodo successivo, definendo gli obiettivi e gli impegni aziendali per la Qualità da conseguire durante l'anno;

· sulla base dei rapporti di verifica ispettiva interna e dei rapporti di azioni correttive, effettua il Riesame del Sistema Qualità;

·  valuta i rapporti di azioni preventive al fine di promuovere il miglioramento continuo dei processi ed aumentare l'efficacia e l'efficienza della azienda;

· pianifica la formazione dei Responsabili di Settore e ne verifica la professionalità;

· Approva il Manuale della Qualità e le sue revisioni;

· Verifica e approva le Procedure del sistema qualità.

 

RESPONSABILE QUALITA’ DELLA COOPERATIVA

Il  responsabile di tale funzione, in collaborazione con i responsabili dei vari processi ,  gestisce e sorveglia il Sistema di gestione della qualità  messo in atto dalla Cooperativa, con lo scopo di garantire che i servizi realizzati siano conformi alle specifiche e soddisfino le aspettative del cliente.

Egli è il Rappresentante della Direzione  per la qualità.

·  predisporre e gestire il Sistema Qualità dell'azienda come descritto nel presente Manuale della Qualità;

· gestire il Manuale della Qualità ;

· gestire la documentazione del Sistema Qualità curandone l’aggiornamento in funzione dell’evoluzione dei processi aziendali;

·  verificare l'adeguatezza del Sistema Qualità;

·  identificare e registrare i problemi inerenti la qualità;

·  raccomandare e fornire soluzioni per i problemi inerenti la qualità;

· verificare la corretta attuazione ed efficacia delle azioni correttive e preventive;

·  gestire l’esecuzione delle verifiche ispettive interne e promuovere le azioni occorrenti per prevenire il verificarsi di non conformità.

· Si mantiene costantemente aggiornato sulle tematiche della qualità riferite all’ambito dei servizi della COOPERATIVA, con la partecipazione a seminari, convegni, corsi, scambi, pubblicazioni, sperimentazioni, ecc.

· Tiene i rapporti con gli organismi di certificazione organizzando le verifiche periodiche prescritti ed elaborando la documentazione richiesta.

· Rappresenta la cooperativa in tutte le tematiche riguardanti la qualità, nei confronti di tutte le organizzazioni esterne. In particolare è l’interlocutore del Responsabile Qualità del Consorzio di appartenenza.

·  valuta i risultati del “Piano della Qualità della cooperativa”;

· elabora il “Piano della Qualità della cooperativa” per il periodo successivo, definendo gli obiettivi e gli impegni aziendali per la Qualità da conseguire durante l’anno e li presenta alla Direzione  per l’approvazione;

· sulla base dei rapporti di verifica ispettiva interna e dei rapporti di azioni correttive, redige  il Riesame del Sistema Qualità e lo presenta alla  Direzione  per l’approvazione; 

·  valuta i rapporti di azioni preventive al fine di promuovere il miglioramento continuo dei processi ed aumentare l'efficacia e l’efficienza dell’ azienda;

· redige le Procedure del sistema qualità.

 

SETTORE AMMINISTRAZIONE

 Il settore Amministrazione si compone delle seguenti funzioni:

Finanza:

· Gestisce i pagamenti ( stipendi, Consorzio, Fornitori , ecc..)

·  Gestisce la movimentazione della liquidità  con le Banche

·   Valuta e gestisce l’apertura di mutui/c.anticipi/ investimenti ecc..

 

Contabilità:

La Cooperativa al proprio interno gestisce:

·  la registrazione della prima nota contabile

·   i pagamenti dei fornitori,

·  il fondo cassa a disposizione.

·  Presenza mensile degli utenti per la fatturazione e calcolo delle giornate.

· Controlla la fatturazione emessa/ricevuta

· Il controllo delle scadenze assicurative e fiscali e la conservazione ordinata delle copie delle Fatture è a cura di CESECO.

Tale funzione si occupa anche della gestione di tutte le assicurazioni relative a Mezzi di trasporto, personale, responsabilità civile.

 

Gestione del Personale:

·  La gestione amministrativa del personale è a carico di CESECO

La Cooperativa al proprio interno gestisce i fogli presenze, si cura di informare i nuovi assunti circa la predisposizione della documentazione relativa , distribuisce le buste paghe, informa CESECO. rispetto a tutte le variazioni inerenti al  personale (passaggi di livelli/trasformazione dei contratti di lavoro, licenziamenti e nuove assunzioni).

 

Segreteria:

Compiti del settore segreteria sono:
Curare la redazione e la diffusione delle comunicazioni e del materiale informativo destinati alla struttura interna (convocazione del consiglio di Amm.ne , informazioni specifiche) ed agli interlocutori esterni.

·  Curare la raccolta sistematica e la distribuzione della corrispondenza (alle diverse funzioni) in entrata e in uscita.

·   Mantenere aggiornata la documentazione relativa alla struttura interna della Cooperativa (indirizzario, elenco operatori, consulenti, composizione del CDA)

· Curare la posta elettronica in entrata ed in uscita e la distribuzione alle varie funzioni interessate.

 
Acquisti:

Relativamente alle attività inerenti la qualità il responsabile di tale funzione:

·  collabora con il Responsabile Qualità della Cooperativa per la redazione e l’aggiornamento delle procedure relative all’approvvigionamento, nel rispetto delle quali esegue i suoi compiti.

·  individua e sceglie i fornitori ritenuti accettabili per la Cooperativa, ivi compresi i consulenti tecnici esterni, in collaborazione con il Responsabile della Gestione Risorse Umane.

·  Allestisce  e mantiene aggiornata una banca dati contente le anagrafiche dei fornitori suddivisi per tipologia ed annotando, in collaborazione con i responsabili di funzione per ogni lavoro, un giudizio circa la puntualità, la qualità e la competitività della prestazione effettuata, al fine di poter effettuare la valutazione periodica dei fornitori.

 
Commerciale:

I suoi compiti specifici inerenti la qualità sono:

· definire, in collaborazione con il Coordinatore dell’Unità Operativa gli aspetti tecnici delle richieste dei clienti e committenti;

·  analizzare e quotare, con il supporto del Coordinatore dell’Unità Operativa,  le richieste di offerta ricevute;

·  esaminare gli ordini ricevuti per la verifica di congruenza con l'offerta fatta precedentemente;

·  emettere la conferma dell’ordine;

·  esaminare e approvare le varianti d'ordine base.

 

SERVIZI INTERNI

Il  settore dei servizi interni si compone delle funzioni: sicurezza del personale, riservatezza dei dati sensibili,  sistema  HACCP .

 

Ø     Coordinatore gestione  HACCP

· Collabora con il CSS per le revisioni annuali dei manuali;

·   Verifica e predispone gli eventuali adeguamenti strutturali e/o relativi alle attrezzature proponendoli al CdA.

·  Valuta e predispone il materiale per le autorizzazioni sanitarie.

 

Ø     Privacy

·    Titolare del trattamento dei dati è il Presidente della Cooperativa

·    L’amministratore del sistema e il responsabile del trattamento ha la funzione di sovrintendere tecnicamente agli strumenti usati per la conservazione ed elaborazione dei dati personali(archivi,cartacei,computerizzati);  assicura ciò attivando procedure e modulistica specifiche .

·     E’ il custode delle password.

 

Ø     Responsabile sicurezza

·  Gestisce il manuale della sicurezza  e il piano di emergenza 

·   Predispone le visite periodiche di controllo

·   Mantiene e verifica periodicamente i manuali e la documentazione relativa.

·   Si attiva nel caso sia necessario acquistare materiale specifico per la sicurezza.

 

GESTIONE RISORSE UMANE

Il responsabile della gestione delle risorse umane ha il compito di valutare e analizzare le risorse umane presenti nella Cooperativa

Attraverso:

Ø  Selezione del personale/ Accompagna l’inserimento

Ø  Valutazione e Individuazione   dei bisogni formativi del personale della fondazione, al fine di elaborare il piano annuale delle attività formative.

Ø Coadiuva il responsabile formazione Consorzio nelle attività inerenti alla formazione

Ø Gestione degli stage formativi  degli allievi delle scuole di formazione.

Ø Verifiche periodiche con l’equipe di lavoro

Ø Incontri individuali con gli operatori per particolari necessità

Ø Verifica il grado di soddisfazione dei dipendenti

Ø Stimola le risorse umane attraverso una responsabilizzazione

Ø Dà indicazioni al CdA rispetto alla valutazione e verifica del personale dipendente e offre la possibilità di incontri periodici (pianificati  o a richiesta) per conoscere ed approfondire le esigenze del personale

ØSomministra i questionari per valutare la soddisfazione dell’Operatore.